Una de las herramientas de apoyo más usadas en el sistema es la programación de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI’s), este módulo es útil para las personas que timbran de manera periódica un CFDI con las mismas características, lo que cambia es la fecha de timbrado y se pueden agregar variables en la descripción del concepto.
Nota. Al decir CFDI’s nos referimos a que se puede programar el timbrado de cualquier tipo de CFDI que tenemos disponible en el sistema, como son: facturas, recibos de arrendamiento, recibos de honorarios, donativos, facturas para hotel, entre otros.
Ubicación de la herramienta
Esta herramienta de apoyo la puedes encontrar dentro del menú CFDI’s:
Panel de los CFDI’s Programados
En la sección CFDI’s programados, puedes ver el panel donde encuentras el botón para programar un CFDI y en el caso de tener programados, los podrás ver aquí.
Cómo funciona
Presionar en el botón “Nuevo” y se despliega un formulario para agregar los datos del CFDI programado.
En la primer parte encontrarás los datos para programar tu CFDI, estos campos son los que dictan le temporalidad para timbrar tu CFDI, si será sólo una vez en el tiempo o regularmente:
Los campos a llenar son:
- Se aplica: Se puede timbrar este CFDI sólo una vez, cada semana, cada mes y cada año.
- Fecha: Se selecciona la fecha en que comenzará a aplicar.
- Hora: Se establece la hora en que se aplica; se selecciona por hora.
Se llenan los campos del CFDI como se hace regularmente:
Si no sabes cómo llenar un CFDI, aquí puedes revisarlo.
En el concepto o conceptos a timbrar, tienes a tu disposición variables para la fecha y así describir mejor tu producto o servicio con datos de temporalidad.
Las variables son:
- {dia}: Variable que muestra el día en que se timbra el CFDI.
- {mes}: Variable que muestra el mes en que se timbra el CFDI.
- {año}: Variable que muestra el año en que se timbra el CFDI.
- {diasemana}: Variable que muestra el día de la semana en que se timbra el CFDI.
Por ejemplo si en la Descripción del concepto se escribe:
Renta del mes de {mes} del año {año} .
Al timbrarse el CFDI se verá:
Renta del mes de noviembre del año 2022.
Puedes utilizar las variables como mejor te convenga, al terminar de llenar los datos de tu concepto no olvides presionar en “Agregar concepto“, puedes agregar tantos conceptos como te sean necesarios con las variables que requieras.
Atención. Las variables sólo pueden ser usadas con la función CFDI’s programados y en el campo descripción, es importante que se escriba tal cual aparece aquí, entre llaves, todo en minúsculas, si lo escribes de otra forma el sistema no lo toma como variable y aparecerá impreso el texto.
Una vez agregado el o los concepto(s), presiona en el botón “Generar programado“.
Saldrá una ventana con la confirmación del programado.
Atención: el sistema te dejará programar tu CFDI pero si existe algún error, aparecerá en el momento de intentar timbrarlo, revisa que tu CFDI cumpla con los elementos para el CFDI 4.0, si no lo cumple, al momento de intentar el timbrado el sistema no lo timbrará y te mandará un correo con el detalle del error, revísalo y corrige el CFDI programado, tienes la opción de poner una hora después de la corrección en el mismo día.
Enlace: Si no estás familiarizado con los nuevos lineamientos para timbrar un CFDI 4.0, revisa aquí.
Administración de un CFDI programado
Puedes pausar, editar o eliminar un programado, para ello debes ir al panel de CFDI’s programados y ubica las acciones de cada uno.
De derecha a izquierda están:
- Pausar programado: Puedes pausar en cualquier momento tu CFDI programado, si lo haces ya no se timbrará de manera periódica como estaba programado.
- Reanudar programado. Si tu CFDI está pausado, se verá como en la segunda fila y presionan el ícono de triángulo rotado, podrás reanudar el CFDI programado.
- Editar programado: En cualquier momento, puedes editar tu CFDI programado.
- Eliminar programado: Si ya no deseas que el CFDI programado se siga timbrando y tampoco deseas tenerlo en tu historial, puedes eliminarlo de manera directa.
Las columnas en tu historial de CFDI’s programados te dan información importante:
- Tipo de CFDI: Te permite visualizar el tipo de CFDI que se va a timbrar.
- Programa: Te señala la perioricidad con que se timbrará ese CFDI programado.
- Se aplica: Te indica el día en que se timbrará ese CFDI.
- Hora: Te muestra la hora en que se timbrará ese CFDI.
- Última ejecución: Si tu CFDI programado ya se ejecutó, en este apartado podrás verlo.
- Estado: Te indica el estado de tu programado, puede estar activo, pausado o finalizado.
- Cliente: Podrás ver la razón social de tu cliente.
- Total: Te muestra el monto total del CFDI programado.
Los CFDI’s programados se deben timbrar en la fecha y hora establecida.
Si no es así, revisa tu correo, el sistema te manda los errores o motivo por el que no se timbró, si es un error por las característica de tu programado como, error en el régimen fiscal del emisor o receptor, error en el uso de CFDI ó error en la razón social del receptor, puedes ir a editar y reprogramar el timbrado.
El otro motivo es porque pudo haber una intermitencia en la conexión con el SAT, si es así, no deberás editar tu programado, pero si deberás timbrarlo de manera manual o reprogramar el timbrado. Lamentamos las molestias, es un evento esporádico pero puede pasar.
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